Ontwikkelingen

Verenigingen van eigenaren zijn tegenwoordig steeds meer op zoek naar waar voor hun geld en bij Hestria doen we het maximale om de best mogelijke service te leveren en dit met behulp van alle beschikbare middelen. Verschillende nieuwe technische toepassingen zijn nu geïntegreerd in ons bedrijf, waardoor eigenaren alles krijgen wat ze kunnen verwachten van een modern administratiekantoor (syndicus).

CRM staat voor “Customer Relationship Management”. De kracht van een CRM-systeem ligt in het feit dat uw vereniging kan beschikken over accurate, actuele informatie over alle zaken die de gemeenschap van eigenaren aangaan.

Hiervoor worden alle mogelijke incidenten/problemen met betrekking tot de vereniging vastgelegd in een CRM-database en worden alle bestanden, ondernomen acties en documenten (e-mails, foto's, offertes, etc.) opgeslagen in de toegewezen map. Periodiek kan de voorzitter per e-mail een overzichtelijke samenvatting krijgen van de lopende zaken, zodat hij/zij een duidelijk beeld heeft van wat er zich in de vereniging afspeelt.

Hestria is sinds 2020 in het bezit van de certificaten "Digitaal kantoor niveau 1" en "Papierloos kantoor". Een geautomatiseerd systeem zorgt voor de meest professionele boekhouding die momenteel beschikbaar is en die dagelijks (semi) automatisch wordt verwerkt.

Daarnaast heeft Hestria zich een nieuw programma aangeschaft om de inning van uitstaande verenigingsbijdragen te automatiseren. Eigenaren ontvangen bijvoorbeeld automatisch een bericht als de betaling via automatische incasso wordt geweigerd.

Bovendien kan het systeem zo worden opgezet dat het werkt volgens de eisen van elke vereniging, waarbij rekening wordt gehouden met het betalingsschema van de verenigingsbijdragen en de te betalen bedragen.

Zo kan er bijvoorbeeld automatisch een e-mail naar een eigenaar worden gestuurd als de schuld niet binnen een bepaalde periode, na uitgifte van de factuur, wordt betaald. Hetzelfde kan worden gedaan als de schuld hoger is dan een eerder aangegeven bedrag. Wanneer de eigenaar geen e-mail heeft, kan er automatisch een intern bericht via het CRM-systeem worden verzonden naar die persoon die de verenigingszaken beheert, zodat deze de eigenaar kan bellen.

Het systeem is ontwikkeld om eigenaren in een vroeg stadium te informeren, omdat de eigenaar vaak niet op de hoogte is van de bestaande schuld of de geretourneerde betaling van de verenigingsbijdrage. We weten allemaal dat hoe langer het duurt voordat de eigenaar op de hoogte is, hoe moeilijker het voor de vereniging is om de schuld te innen.

Aftrek van de door de vereniging betaalde btw (IGIC).

Hoewel een vereniging van eigenaren niet onderworpen is aan Belasting Toegevoegde Waarde (IGIC), houden wij bij Hestria rekening met het IGIC-percentage van elke afzonderlijke factuur die door de vereniging wordt betaald en deze bedragen worden als zodanig geregistreerd.

Bedrijven en professionals die mede-eigenaar zijn van het gebouw waarin zij hun bedrijfsactiviteiten uitvoeren, kunnen hun aandeel (eigendomsaandeel) van de door de vereniging betaalde IGIC aftrekken.

Hestria kan alle documenten ter beschikking stellen en een certificaat afleveren waarin het aandeel van de IGIC wordt vermeld dat door een eigendom is betaald (volgens het percentage van hun eigendom zoals vermeld in de splitsingsakte) wordt vermeld. De eigenaren kunnen dit certificaat gebruiken voor hun belastingaangifte.

Zoals vermeld in de (Spaanse) Koninklijke Besluitwet 6/2010 kunnen huiseigenaren de verenigingsbijdrage voor werkzaamheden die gericht zijn op energieverbetering van woningen, de vervanging van installaties voor elektriciteit, water, gas of andere leveringsinstallaties en de verbetering van de toegankelijkheid van het gebouw of de woningen, in mindering brengen op hun particuliere belastingaangifte.

Ook voor dit doel kan Hestria alle documenten ter beschikking stellen en een certificaat afleveren met vermelding van het aandeel dat via deze investering is betaald (volgens het percentage van hun eigendom zoals vermeld in de splitsingsakte). De eigenaren kunnen dit certificaat gebruiken voor hun belastingaangifte.